Näin yksinkertaistat työtäsi
Yksinkertaistamisen ideaa voi soveltaa lähes mihin vaan, myös omaan työhön. Väittäisin, että työn tekemisen tahti on kiihtynyt, ja se joka voi tehdä nykypäivänä kaikessa rauhassa nautiskellen työtään, saa olla onnellinen. Vaikka tekisimme kovin erilaista työtä, on olemassa joitain ydinasioita, jotka pätevät liki työhön kuin työhön. Näiden kolmen kohdan avulla pääset hyvään alkuun työn yksinkertaistamisessa.
1. Onko tätä välttämätöntä tehdä vai tehdäänkö sitä, koska aina ennenkin on tehty?
Saatamme tehdä aivan huomaamatta asioita, joita ei oikeastaan tarvitsisi tehdä. Niitä tehdään, kun on aina ennenkin tehty. Tähän ansaan lankeaa helposti, jos on työskennellyt pitkään samassa organisaatiossa. Toisaalta olen itse tehnyt tällaista turhaa työtä myös uutena työntekijänä. Keltanokkana ja vasta asioita opettelevana ei ehkä ensimmäiseksi tule mieleen laittaa hommia uusiksi, ellei ole nimenomaan siihen tarkoitukseen työllistetty. Vasta kun pääsee työkuvioista jyvälle, voi alkaa kyseenalaistamaan tapoja jotka ovat lähestulkoon muinaisjäänne.
2. Tuoko tämä lisäarvoa asiakkaille?
Kysymys ohjaa meitä huomaamaan, täytämmekö jo täynnä olevaa työpäiväämme turhanpäiväisellä. Kirjoitammeko turhaa raporttia, istummeko palaveeraamassa saamatta aikaiseksi mitään konkreettista tai puuhastelemmeko pää punaisena jotain, joka ei edistä kenenkään hyvää? Useissa organisaatioissa on useita asiakkaita. On niitä joille palvelu tai tuote myydään, on sisäisiä asiakkaita eli kollegoja, on osakkeenomistajia. Asiakas voi olla potilas, päiväkotilapsi, oppilas, vanhemmat. Olennaista olisi, että jos kerran työtä tehdään asiakkaiden hyväksi, kaikki hyödyttömät prosessit ja steppikuviot jäisivät pois, jolloin asiakkaan hyvään jäisi enemmän aikaa ja energiaa.
3. Voinko karsia ärsykkeitä?
Etenkin toimistotyössä saattaa pyöriä massiiviset määrät paperia ja sähköpostia. Itse olen poistanut uusista sähköpostista ilmoittavat kirjekuorikuvakkeet ja piippaukset. Joka kerta, kun kuvake pompsahtaa esiin tai kuulet piippauksen, työntekosi keskeytyy. Tällainen keskeytyminen on paitsi stressaavaa myös hidastaa työtäsi. Nyrkkisääntönä voisi sanoa, että mitä enemmän pystyt eliminoimaan ärsykkeitä, sitä paremmin pystyt keskittymään.
Sittenhän on tietysti niin, että kaikilla meillä ei ole määräysvaltaa siihen, tehdäänkö sitä turhaa työtä vai ei. Ja sehän jos jokin on turhauttavaa, että esimies käskee tekemään jotain hyödytöntä, kun muutenkin olisi kädet täynnä töitä. Tällaisessa tilanteessa kannattaa ainakin yrittää argumentoida, miksi kyseinen tehtävä on kaikin puolin hukkaan heitettyä aikaa. Samalla voi vedota siihen, että turhan pois jättäminen ja ärsykkeiden vähentäminen lisää keskittymiskykyä, laatua ja tehokkuutta. Näiden seikkojen pitäisi kiinnostaa työnantajaakin.